ANALISA SISTEM PENJUALAN PADA WIRAUSAHA
ES
PISANG IJO PALING ENAK
JAKARTA
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah APSI Pada
Program Diploma III
1. Nurma
Maryaningsih 11113953
2. Citra
Asri Maulana 11113966
3. Riyo
Pramana Putra 1111413
4. Susi
Apriani 11114281
5. Elvira
Virgonita 11114301
6. Della
Puspita K.S 11114392
Jurusan
Komputerisasi Akuntansi
Akademi
Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Kramat
18
2012
PERSETUJUAN DAN
PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk
dinilai pada periode :
KKP 2012/2013 di Semester Tiga
DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK
Kelas
11.3A.07
Fatur
Rohman S,Kom , MMSI
PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah
dinilai pada tanggal
.................................................................
PENILAI
(........................................)
SARAN-SARAN DARI PENILAI :
........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................…………….…………………………………………………………………………........................
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat
Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, taufik serta hidayah-Nya, sehingga
penulis dapat menyelesaikan laporan Kuliah Kerja Praktek dengan baik, dimana
tulisan ini disajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul penulisan
kuliah kerja yang penulis ambil adalah :
“ANALISA SISTEM PENJUALAN PADA
ES PISANG IJO
PALING ENAK”
Tujuan daripada penulisan kuliah kerja
praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu matakuliah di semester tiga ( 3 )
Program Diploma III ( D3 ) AMIK BSI. Sebagai bahan penulisan diambil
berdasarkan hasil penelitian, observasi dan beberapa sumber literatur yang
mendukung penulisan ini. Penulis menyadari tanpa bimbingan dan dorongan oleh
semua pihak maka penulisan ini tidak lancar. Oleh sebab penulis izinkan
menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1.
Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro
selaku, Direktur AMIK BSI.
2.
Bapak Fatur Rohman,S.Kom, MMSI selaku Dosen APSI
Kelas 11.3A.07
3.
Bapak Surya Selaku Manager
Marketing di ES PISANG IJO yang telah membantu kelengkapan dokumen dalam
pembuatan laporan KKP beserta.
4.
Kedua
Orang tua yang tercinta, atas perhatian yang tulus dan kasih
sayang yang dicurahkan serta dorongan moril dan materil.
5.
Seluruh
rekan-rekan di kelas 11.3A.07 yang telah membantu menyumbangkan pikirannya demi kelancaran penulisan laporan KKP ini.
6.
Serta semua pihak yang telah
membantu terwujudnya penulisan ini.
Penulis
menyadari bahwa laporan Kuliah Kerja Praktek ini masih jauh dari sempurna untuk
itu penulis berharap saran serta kritik yang bersifat membangun demi
penyempurnaan tulisan dimasa yang akan datang.Semoga penulisan KKP ini
bermanfaat bagi kita semua.
Atas
perhatiannya penulis mengucapkan banyak terimakasih .
Jakarta,
20 November
2012
( Penulis )
DAFTAR
ISI
Hal
Lembar Judul .......................................................................................... i
Lembar Persetujuan dan pengesahan Kuliah Kerja Praktek .................. ii
Lembar Penilaian Laporan Kuliah Kerja Praktek.................................... iii
Kata Pengantar........................................................................................ iv
Daftar Isi................................................................................................. vi
Daftar Simbol.......................................................................................... viii
Daftar Gambar........................................................................................ ix
Daftar Lampiran ..................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Umum
........................................................................................ 1
1.2 Maksud dan Tujuan
................................................................... 2
1.3 Metode Penelitian
......................................................................
3
1.4 Ruang Lingkup
.......................................................................... 4
1.5 Sistematika Penulisan
................................................................ 4
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
................................................................ 6
2.2 Peralatan Pendukung ................................................................. 17
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
....................................................................................... 33
3.2 Tinjauan Wirausaha.
................................................................. 33
3.2.1 Sejarah Wirausaha......................................................... 34
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsinya ............................... 35
3.3 Prosedur Sistem
Berjalan .......................................................... 38
3.4 Diagram Alir Data
Sistem Berjalan .......................................... 39
3.5 Kamus Data Sistem
Berjalan .................................................... 41
3.5.1 Kamus Data Dokumen Masukan
................................. 42
3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran
..................................
43
3.6 Spesifikasi Sistem
Berjalan ...................................................... 44
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
....................... 44
3.6.2 Spesifikasi
Bentuk Dokumen Keluaran ....................... 45
3.7 Permasalahan
........................................................................... 46
3.8 Alternatif Pemecah
Masalah .................................................... 46
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
.............................................................................. 47
4.2 Saran-saran
.............................................................................. 47
Daftar Pustaka
..................................................................................... 48
Daftar Riwayat Hidup ......................................................................... 49
Surat Keterangan PKL / Riset ........................................................... 50
DAFTAR SIMBOL
Bujursangkar dengan ujung terbuka yang menunjukkan penyimpanan data.
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar
III.1. Struktur Organisasi
............................................................ 35
Gambar III.4.1. Diagram Konteks
Sistem Berjalan .................................... 39
Gambar III.4.2 Diagram Nol
...................................................................... 40
Gambar III.4.3 Diagram Detail Sistem
Berjalan ........................................ 41
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 51
1. Struk
2. Rekap Penjualan
3. Memorandum Of Understanding
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Umum
Di masa yang serba cepat ini, penggunaan komputer
dan sistem-sistemnya sudah menjadi kebutuhan yang utama dalam rangka
meningkatkan kinerja suatu Perusahaan. Setiap proses manual dari perusahaan
dapat digantikan oleh komputer karena penyediaan informasi yang lebih canggih
serta dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
manajemen.
Namun pada kenyataannya masih banyak
perusahaan-perusahaan yang menggunakan
sistem yang belum terkomputerisasi dengan baik. Hal ini disebabkan karena masih kurangnya pengetahuan pegawai mengenal
hubungan manajemen perusahaannya
dengan sistem komputer. Dengan menggunakan komputer perusahaan dapat melakukan
proses penyimpanan data dengan mudah dan cepat. Karena tingkat kecepatan dan
penyimpanan data pada computer lebih aman dan rapi, sehingga mudah menemukan
kembali data yang diinginkan.
Untuk itu kami mencoba membahas ruang lingkup yang
kecil dalam sistem
penjualan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka
kami mengambil judul:
”ANALISA SISTEM PENJUALAN
PADA ES PISANG IJO”.
1.2.
Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dari penulisan laporan KKP ini adalah :
a.
Menerapkan
ilmu yang telah penulis dapatkan selama mengikuti perkuliahan di Akademi
Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) dan mempraktekkan di ES
PISANG IJO.
b.
Menambah pengalaman dan wawasan
berfikir penulis.
c.
Lebih
meningkatkan efesiensi dan efektifitas pada perusahaan.
Adapun tujuan dari penulisan KKP ini adalah sebagai salah satu matakuliah
Analisa Perancangan Sistem Informasi pada semerter III (tiga) Program Diploma Tiga ( D3 ) jurusan
Komputerisasi Akuntansi pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina
Sarana Informatika ( AMIK BSI ).
1.3. Metode Penelitian
Dalam penulisan ini diperlukan
suatu penelitian lapangan. Penelitian dilakukan untuk memperoleh data, fakta
serta informasi-informasi yang dibutuhkan. Dalam upaya untuk mengumpulkan data,
fakta serta informasi yang berkembang dengan masalah yang akan dilakukan perlu
menggunakan teknik-teknik pengumpulan data sebagai berikut :
a.
Observasi.
Suatu pengamatan yang khusus dan secara langsung untuk mendapatkan
data- data yang diperlukan serta untuk
mengetahui permasalahan yang dihadapi.
b.
Studi Pustaka
Metode ini untuk mendukung data yang telah didapat dari perusahaan
dengan referensi dari buku-buku yang mengacu pada bidang yang berkaitan dengan
penyusunan KKP.
c.
Wawancara / Interview.
Memperoleh data dengan bertanya langsung kepada karyawan yang
berwenang dan menguasai bidang ini. Pada metode ini sebelumnya penulis menyusun
pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan kepada karyawan terlebih dahulu untuk
mengumpulkan data mengenai sistem yang sedang dijalankan di ES PISANG IJO.
1.4.
Ruang Lingkup
Didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas
tentang analisa sistem
penjualan barang pada ES PISANG IJO. Mengingat
pembahasan didalam penjualan barang
cukup luas dan agar Laporan KKP ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan meliputi proses pemesanan
barang, proses pembayaran, proses pengiriman barang dan proses pembuatan
laporan.
1.5.
Sistematika Penulisan
Sebelum membahas lebih dalam,
terlebih dahulu penulis memberikan gambaran secara umum yang akan dibahas dalam
KKP ini dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab pendahuluan ini mencakup tentang masalah pokok secara umum,
maksud dan tujuan penulisan, metode penelitian, ruang lingkup permasalahan dan
sistematika penulisan dari KKP yang akan dibuat penulis.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini
mencakup tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung (tool system) yang beguna untuk
menyelesaikan masalah yang ada.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis
membahas mengenai hal yang bersifat umum tujuan perusahaan dengan menguraikan
sejarah perusahaan dan struktur organisasi dan prosedur sistem berjalan,
diagram alir data ( DFD ) sistem berjalan, kamus data sistem berjala yang
memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaran. Bab ini juga
menguraikan tentang permasalahan dan alternative pemecahan masalah.
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai
kesimpulan serta saranyang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan
Kuliah Kerja Praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi ES PISANG IJO dalam
memutuskan kebijakan-kebijakan yang akan datang.
LANDASAN TEORI
2.1.
Konsep Dasar Sistem
Sistem adalah suatu kumpulan
atau himpunan dari unsur-unsur komponen atau variabel-variabel yang
terorganisir, saling berinteraksi dan saling ketergantungan antara yang satu
dengan yang lainnya.Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah
masukkan (input), pengolahan (process), dan keluaran (output). Suatu sistem senantiasa tidak
terlepas dari lingkungan sekitarnya maka umpan balik (feedback) di samping dapat berasal dari output, juga dapat berasal dari lingkungan sistem tersebut.
2.1.1.
Pengertian Sistem
Perusahaan dalam menjalankan usahanya
memerlukan informasi yang akurat dan tepat waktu. Untuk mengetahui informasi tersebut perusahaan
harus membuat sistem yang dirancang dan dilaksanakan dengan tepat dan baik. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur
yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2001 : 2), ”Sistem adalah
sekelompok unsur yang erat dan berhubungan satu dengan yang lainnya, yang
berfungsi sama untuk mencappai tujuan tertentu”.
Didalam suatu sistem terdapat dua kelompok
pendekatan didalam mendefinisikan sistem yaitu :
1.
Sistem menurut Jogiyanto (2001: 2) adalah “Kumpulan dari elemen-elemen
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
2.
Suatu sistem mempunyai maksud
tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai
suatu tujuan (goal) dan ada juga yang
menyebutkan bahwa sistem adalah untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan objectives berada dalam ruang lingkup
yang lebih sempit.
2.1.2.
Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem terdiri dari input,
proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat
sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran
sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau
sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai
suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
1.
Komponen Sistem ( Component )
Sistem terdiri
dari kerangka-kerangka atau komponen yang saling berinteraksi dan bekerjasama
untuk membentuk satu kesatuan. Komponen tersebut dapat berupa subsistem.
Setiap subsistem
memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi dan mempengaruhi
sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat memiliki sistem yang lebih besar
dan disebut supra sistem.
2.
Batasan Sistem ( Boundary )
Batasan sistem
atau ruang lingkup adalah daerah yang membatasi sistem dengan lingkungan
luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu
satu kesatuan.
3.
Lingkungan Luar Sistem ( Environment
)
Lingkungan luar
sistem adalah hal-hal yang ada diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi
sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan adalah energi dari sistem
yang harus dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan
harus dikendalikan, agar tidak mengganggu kelangsungan sistem.
4.
Penghubung Sistem ( Interface )
Penghubung
sistem adalah media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem
yang lain, untuk memungkinkan mengalirnya sumber daya-sumber daya antar suatu
subsistem.
5.
Masukan Sistem ( Input )
Masukan sistem
merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa perawatan (maintenance input) dan sinyal (Signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan agar sistem
tersebut dapat beroperasi. Signal input
adalah energi yang diproses dan menghasilkan keluaran.
6.
Keluaran Sistem ( Output )
Keluaran sistem
merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan juga merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
7.
Pengolah Sistem ( Process )
Pengolah sistem
adalah bentuk pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8.
Sasaran Sistem ( Objectives )
Suatu sistem
harus mempunyai sasaran, dimana sangat menentukan masukan yang dibutuhkan dan
keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem. Sasaran sistem mempunyai kepastian dan
bersifat deterministik.
2.1.3.
Klasifikasi Sistem
Setiap sistem berbeda-beda, karena itu sistem
memiliki klasifikasi/dapat diklasifikasikan kedalam beberapa bagian antara lain
:
1.
Sistem Abstrak ( Abstract
System )
Sistem yang berupa pemikiran atau
ide-ide yang tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhannya.
2.
Sisitem Fisik ( Physical
System )
Sistem yang ada
atau nampak secara fisik. Misalnya sistem computer, sistem akuntansi sistem
produksi dan lain sebagainya.
3.
Sistem Alamiah ( Natural
System )
Sistem yang terjadi melalui proses
alam, tidak dibuat manusi. Misalnya sistem perputaran bumi.
4.
Sistem Buatan Manusia ( Human
Made System )
Sistem yang dirancang dan dibuat oleh
manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan menuasia dengan mesin disebut
dengan human-machine atau man-machine system.
5.
Sistem Tertentu ( Determinitic
System )
Sistem yang beroperasi dengan tingkah
laku yang sudah dapat diprediksi. Misalnya sistem computer, karena tingkah
lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.
6.
Sistem tak tentu (Probalistik
Sytem)
Adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi sebelumnya karena mangandung unsure
perobalitas.
7.
Sistem Tertutup ( Closed
System )
Sistem yang tidak berhubungan dan
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa
adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup
ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang
ada hanyalah sistem relative tertutup (relatively closed system).
8.
Sistem Terbuka ( Open System )
Sistem yang berhubungan dan
terpengaruh degan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
2.1.4.
Daur Hidup Sistem
Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari rangkaian daur hidup suatu sistem.
Meskipun demikian proses ini merupakan aspek yang sangat penting. Daur hidup
sistem terdiri dari beberapa fase antara lain :
1.
Mengenali Adanya
Kebutuhan
Sebelum segala sesuatunya terjadi,
timbul suatu kebutuhan atau problem yang harus dapat dikenali sebagaimana
adanya, Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan
volume yang meningkat melalui kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan
ini harus dapat didefinisikan dengan jelas, tanpa adanya kejelasan dari
kebutuhan yang ada maka pembangunan sistem akan kehilangan arah serta
efektifitasnya.
2.
Pembangunan Sistem
Pembangunan sistem merupakan suatu
proses yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun
suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
3.
Pemasangan Sistem
Setelah tahap
pembangunan sistem selesai, maka sistem akan dioperasikan. Pemasangan sistem
merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem, dimana peralihan dari
tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi, pemasangan sistem
sebenarnya merupakan langkah akhir dari pembangunan sistem.
4.
Pengoperasian Sistem
Program-program komputer dan
prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya
bersifat statis, sedangkan organisasi yang ditunjang bersifat dinamis, hal
tersebut disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis. Oleh karena itu sistem
harus diperbaiki atau diperbaharui.
5.
Sistem Menjadi Usang
Perubahan sistem
dapat terjadi begitu drastis, sehingga tidak dapat diatasi dengan hanya
melakukan perbaikan pada sistem yang berjalan. Namun secara ekonomis dan
teknis, sistem yang tidak layak lagi untuk dioperasikan dapat diganti dengan
sistem yang baru.
2.1.5. Pengertian Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting
bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Sedangkan Informasi
adalah data yang diolah sehingga menjadi bentuk yang lebih berguna dan
bermanfaat bagi yang menerimanya. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark Simkin dalam
buku Jogiyanto,H.M (2001:25), “Informasi adalah kenyataan-kenyataan atau
bentuk-bentuk berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis“.
Dan menurut Tata Sutabri , S. Kom., MM. (2003:17) menyebutkan bahwa “ Informasi
merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah “.
Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu :
Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga
bagian, yaitu :
1.
Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk
mengambil keputusan jangka panjang. Mencakup informasi eksternal, rencana
perluasan perusahaan, dan sebagainya.
2.
Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil
keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat
dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.
3.
Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan
operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan stock, retur penjualan
dan laporan kas harian.
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung
dari empat dimensi dasar informasi yang saling mendukung dan berhubungan antara
satu dengan yang lainnya dan harus disediakan oleh pengelola informasi yaitu
seperti yang akan dijelaskan dibawah ini :
1.
Relevan (relevance)
Yaitu informasi harus berkaitan dengan masalah yang ada
dan informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Misalnya informasi mengenai sebab akibat kerusakan mesin
produksi kepada akuntan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila
ditunjuk pada ahli teknik perusahaan dan sebaliknya.
2.
Akurat (accurate)
Yaitu informasi yang disediakan harus akurat dan sesuai
dengan keinginan pemakai (user) dan bebas dari
kesalahan-kesalahan, tidak bias dan menyesatkan. Akurasi juga berarti informasi
harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber
informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise)
yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
3.
Ketepatan Waktu (temeliness)
Yaitu informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah
sebelum situasi kritis menjadi tidak terkendali atau kesempatan hilang.
Informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi karena informasi
merupakan landasan didalam mengambil keputusan, bila pengambilan keputusan
terlambat maka berakibat fatal bagi informasi.
4.
Kelengkapan
Yaitu informasi yang disajikan harus memberikan gambaran
lengkap dari suatu masalah atau dari suatu penyelesaian.
Nilai dari informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan
biaya mendapatkannya. Suatu informasi
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya. Nilai informasi didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu:
1) Mudah
diperoleh
2) Luas
dan lengkap
3) Ketelitian
4)
Kecocokan
5) Ketepatan
waktu
6) Kejelasan
7) Keluwesan
8) Dapat dibuktikan
9) Tidak ada prasangka
10) Dapat diukur
2.1.6. Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
Menurut Mulyadi (2001, 11), sistem informasi
memiliki komponen utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi.
Komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok, yaitu:
1.
Blok Masukan (Input
Block)
Masukan adalah data
yang dimasukkann ke alam sistem informsai beserta metode dan media yang
digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem.
2.
Blok Model (Model
Block)
Blok model terdiri
dari logic mathematical models yang
mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk
memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran.
3.
Blok Keluaran (Output
Block)
Produk suatu sistem
informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk
semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun
pemakai luar organisasi.
4.
Blok Teknologi (technology Block)
Teknologi menangkap
masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem.
5.
Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan
tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai
informasi.
6.
Blok Pengendali (Control Block)
Pengendali perlu
dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak
sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat
langsung cepat diatasi. Hal-hal yang dapat merusak sistem seperti, kebakaran,
kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan,
ketidakefisienan dan sabotase.
2.1.7.
Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi sangat berperan penting
didalam suatu perusahaan, karena merupakan penunjang untuk laporan pembukuan
disuatu perusahaan.
Sistem
akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi
sedemikian rupa untuk menyediakan inormasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna menentukan dasar dan
kebutuhan informasi. Sistem akuntansi adalah salah satu sistem
informasi diantara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen
dalam mengelola perusahaan.
2.2. Peralatan Pendukung (
Tools System )
Dalam mendesain atau merancang model sistem
informasi yang diusulkan dalam logical model, media ini merupakan alat yang
tepat digunakan untuk menggambarkan model dari sistem dimana
simbol-simbol,lambang-lambang dan diagram-diagram menunjukan secara tepat arti
fisiknya. Peralatan yang dimaksud seperti diagram arus data, kamus data dan
lain sebagainya.
2.2.1.
Diagram Arus Data (
Data Flow Diagram )
Diagram ini adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi atau
simbol-simbol komunikasi dengan pemakaian. Keuntungan dari diagram alir data adalah
menggambarkan sistem dari level yang lebih rendah.
Diagram juga mengambarkan arus dari data sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan fisik dimana data
tersebut mengalir atau data tersebut akan disimpan.
Simbol-simbol yang
sering digunakan dalam diagram alir data ( Data
Flow Diagram ) :
1.
External Entity
Merupakan kesatuan luar sistem di
lingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi yang memberikan input
output dalam sistem.
2.
Process
Kegiatan atau kerja orang atau mesin dari hasil suatu arus data yang
masuk kedalam suatu proses untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses.
3.
Data Flow
Menunjukan arus dari data yang dapat
berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
4.
Data Store
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
Peraturan
dalam penggunaan data flow diagram
adalah :
1.
Dalam
DAD tidak boleh menghubungkan antara external
entity dengan External entity
lainnya secara langsung.
2.
Dalam
DAD tidak boleh menghubungkan antara data
store dengan data store lainnya secara langsung.
3.
Dalam
DAD tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
4.
Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar
Teknik
pembuatan DAD digunakan sistematika dari yang umum atau tingkatan yang lebih
tinggi. Dengan uraian yang lebih jelas, lebih detail atau sering disebut dengan
istilah “Top-Down Analysis”.Teknik dalam membuat DAD menggunakan
sistematika sebagai berikut :
1.
Mulai
dari yang umum atau tingkat yang lebih tinggi, kemudian diuraikan secara
detail, atau tingkatan yang lebih rendah.
2.
Jabarkan
proses yang terjadi dalam DAD sedetail mungkin sampai tingkat yang tidak dapat
diuraikan lagi.
3.
Pelihara
konsistensi proses yang terjadi didalam DAD, mulai dari diagram yang
tingkatannya lebih tingi sampai tingkatan yang lebih rendah.
DAD terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing
menggambarkan tingkatan proses yang terdapat dalam sistem yang digambarkan.
Penjelasan tentang DAD akan dijelaskan sebagai berikut :
1.
Diagram Konteks
Menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan di proses atau
untuk menggambarkan secara umum dari keseluruhan sistem yang ada.
2.
Diagram Nol
Menggambarkan tahapan proses yang ada
dalam diagram konteks, yang penjabaran lebih terperinci.
3.
Diagram Detail
Menggambarkan arus data secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada pada diagram nol.
2.2.2. Kamus Data ( Data Dictionary )
Kamus
data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari
suatu sistem informasi. Dengan mendefinisikan data yang mengalir pada sistem
secara lengkap. Selain digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analisa
dan pemakai sistem, kamus data juga digunakan untuk merancang input, output
atau laporan dalam database dan di uraikan dalam bentuk notasi.
Fungsi kamus data
adalah :
a.
Alat komunikasi antar user dan programmer tentang data dalam program.
b.
Untuk merancang input atau
output, laporan, serta database yang digunakan dalam program.
Dalam perancangan sebuah sistem, kamus data dibuat berdasarkan
arus data yang ada di DAD. Dikarenakan arus data bersifat global, maka
keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari suatu arus data diterangkan
secara terinci dalam kamus data. Oleh karna itu kamus data harus mencerminkan data yang dicatat, maka
kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1.
Arus Data
Menunjukan dari mana data mengalir dan
kemana data akan menuju.
2.
Nama Arus Data
Nama arus data harus dicatat dikamus data,
karena arus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir didata flow diagram. Agar pembaca DAD yang
memerlukan penjelasan tentang suatu arus tertentu dapat mencari dengan mudah di
kamus data.
3.
Tipe Data
Arus data mengalir dari satu proses keproses yang lain, dengan
demikian bentuk data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau fomulir, dan
harus dicatat dikamus data.
4.
Alias
Alias atau nama lain dari data perlu ditulis karena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan lainnya.
5.
Periode
Menunjukan kapan terjadinya arus data dan
untuk mengidentifikasikan kapan input data dimasukan ke sistem.
6.
Struktur Data
Menunjukan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-2
dan elemen-elemen data.
7.
Volume
Volume yang perlu dicatat dikamus data adalah tentang volume
rata-rata dan puncak volume dari arus data. Volume rata- rata menunjukan
banyaknya rata-rata arus data yang mengalir pada periode tertentu, sedangkan
volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.
8.
Penjelasan
Penjelasan dapat diisi tentang
keterangan-keterangan arus data tersebut, untuk memperjelas makna dari arus
data.
9.
Bentuk Data
Bentuk dari data perlu dicatat karena dapat digunakan
untuk mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
Kamus
data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti dari simbol-simbol
yang dijelaskan, yang disebut notasi. Notasi yang
digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu :
1.
Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun
output, Notasi yang umum digunakan antara lain.
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
|
NOTASI
|
KETERANGAN
|
|
X
|
Setiap karakter
|
|
9
|
Angka Numeric
|
|
A
|
Karakter Alpabet
|
|
Z
|
Angka nol
ditampilkan sbg spaci kosong
|
|
.
|
Titik, sebagai pemisah ribuan
|
|
,
|
Koma, sebagai pemisah pecahan
|
|
-
|
Hypen, sebagai tanda penghubung
|
|
/
|
Slash, sebagai tanda pembagi
|
2.
Notasi Struktur Data
Digunakan untuk membuat spesifikasi data
notasi. Yang umum digunakan adalah :
Tabel. II.2. Notasi Struktur Data
|
SIMBOL
|
ARTI
|
|
=
|
Terdiri dari
|
|
+
|
And (Dan)
|
|
( )
|
Pilihan Optional
|
|
*
|
Keterangan,
setelah tanda ini adalah komentar
|
|
{}
|
Iterasi atau perulangan proses
|
|
[ ]
|
Pilih salah satu
|
|
I
|
Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
|
|
@
|
Petunjuk ( key field )
|
2.2.3. Normalisasi
1.
Pengertian Normalisasi
Proses normalisasi menurut Djoni Setiabudi dan Ibnu Gunawan
(2003:5) adalah ”Suatu proses pengelompokan data elemen menjadi
table-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya”.
Normalisasi
juga banyak dilakukan dalam merubah bentuk database dari struktur pohon atau
struktur jaringan menjadi struktur hubungan. Suatu relasi dikatakan sudah
berada pada bentuk normalisasi tertentu bila memenuhi beberapa batasan tertentu
pada tingkat tersebut. Tingkat normalisasi yang lebih tinggi dianggap lebih
baik dari tingkat bawahnya.
2.
Atribut Kunci
Sebelum
mengenal lebih jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep yang harus
diketahui seperti field atau atribut
kunci dan ketergantungan kunci. Ada beberapa macam kunci ( Key Function ) yang digunakan didalam proses pencarian,
penyaringan, hapus dan sebagainya, yang biasa digunakan dalam database, yaitu
sebagai berikut :
1.
Kunci Utama ( Primary Key )
Himpunan atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan
secara unik kejadian yang spesifik tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian
suatu entity.
2.
Kunci Calon ( Candidate Key )
Satu atribut atau satu minimal atribut yang
mengidentifikasikan secara unik kejadian yang spesifik dari suatu entity.
3.
Kunci Alternatif ( Alternative
Key )
Adalah kunci yang tidak dipakai sebagai primary key. Dimana setiap kali kunci
ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.
4.
Kunci Tamu ( Foreign Key )
Adalah satu atribut yang melengkapi satu
hubungan yang menunjukan keinduknya. Hubungan entity induk dengan anak
adalah hubungan satu lawan banyak.
3.
Tahapan Normalisasi
Pada proses normalisasi terdapat beberapa tahapan antara lain :
1.
Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form ).
Bentuk ini merupakan kumpulan
data yang akan direkap, tidak ada keharusan untuk mengikuti suatu format
tertentu, dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi. Data
dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
2.
Bentuk Normal Kesatu ( 1NF atau First Normalized Form ).
Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu
setiap data dibentuk dalam file datar atau rata (Flat File), data dibentuk dalam satu record demi record dan nilai
field berupa”atomic value”. Tidak ada set atribut yang berulang atau atribut
bernilai ganda (Multivalue). Tiap
field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti
mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata sehingga artinya
lain.
3.
Bentuk Normal Kedua ( 2NF
atau Second Normalized Form ).
Bentuk normal kedua mempunyai
syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut
bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada utama atau primary key, sehingga untuk membentuk
normal kedua harus sudah ditentukan kunci field. Kunci field haruslah unik dan
dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.
4.
Bentuk Normal Ketiga ( 3NF
atau Third Normalized Form ).
Untuk menjadi normal ketiga maka
relasi harus dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak
mempunyai hubungan yang transitif.
Maka setiap atribut dari kunci harus
bergantung hanya pada primary key dan
primary key secara menyeluruh.
5.
BCNF ( Boyce-Codd Normal Form
).
Boyce- Codd Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk
normal ketiga. Untuk menjadi BNCF relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan
setiap atribut harus bergantung fungsi pada superkey.
2.2.4. Pengkodean
Kode
digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data kedalam
komputer dan untuk mengambil bermacam–macam informasi yang berhubungan
dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf, dan
karakter–karakter khusus, didalam merancang suatu kode harus diperhatikan
beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
1.
Harus mudah diingat
Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan
cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
2.
Harus unik
Kode harus unik untuk masing – masing item yang
diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.
3.
Harus Fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan –
perubahan atau penambahan item baru dapat diwakili oleh kode.
4.
Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, sehingga mudah diingat dan
juga akan efisien bila direkam atau disimpan didalam komputer.
5.
Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan.
6.
Harus distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan
departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standart akan mengakibatkan
kebingungan, salah pengertian dan cenderung dapat terjadi kesalahan pemakai
begitu juga dengan yang menggunakan kode tersebut.
7.
Spasi dihindari
Spasi dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat
menyebabkan kesalahan didalam menggunakannya.
8.
Hindari karakter yang mirip
Karakter – karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi
pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
9.
Panjang kode harus sama
Masing – masing kode yang sejenis harus mempunyai
panjang yang sama.
Ada beberapa macam tipe kode yang dapat
digunakan didalam sistem informasinya diantaranya yaitu :
5.
Kode Mnemonik (Mnemonic Code)
Merupakan kode yang digunakan untuk tujuan mudah
diingat. Kode ini dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian
karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Umumnya kode mnemonik
menggunakan huruf, akan tetapi dapat juga menggunakan gabungan huruf dan angka,
kebaikan kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya kode dapat terlalu
panjang.
Contohnya :
JKT Jakarta
BGR Bogor
6.
Kode Urut (Sequential Code)
Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode
dengan kode berikutnya. Kebaikan dari kode ini adalah sangat sederhana, mudah
diterapkan, kode dapat pendek tapi unik, mudah dicari, baik untuk pengendalian.
Kelemaham kode ini antara lain penambahan kode ini hanya dapat ditambahkan pada
akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak mempunyai dasar logika tentang
informasi item yang diwakilinya, tidak fleksibel jika terjadi perubahan kode.
Contohnya :
001 Kas
002 Utang
dagang
003 Persediaan
barang
004 Modal
7.
Kode Blok (Block Code)
Kode blok mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok
tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian
maksimum yang diharapkan.
Contohnya :
Rekening – rekening dalam buku
besar.
Blok Kelompok
1000-1999 Aktiva
2000-2999 Hutang
3000-3999 Modal
8.
Kode Group (Group Code)
Kode kelompok merupakan kode yang berdasarkan
field–field dan tiap–tiap field kode mempunyai arti tertentu. Kebaikan kode ini
antara lain nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat diubah atau
dibuang sebagian, dapat menunjukkan jenjang dari data, kelemahan kode ini
adalah kode dapat menjadi panjang.
Contohnya :
|
Nomor urut transaksi
|
|
Bulan terjadinya transaksi
|
|
Tahun terjadinya transaksi
|
9.
Kode Desimal ( Decimal Code )
Merupakan kode yang
mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari
angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari
100 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok
Contohnya :
0501 Akuntansi
penyusutan
0502 Akumulasi
penyusutan gedung
0503 Akumulasi
penyusutan mesin
File adalah kumpulan dari record – record yang sejenis.
Akses file adalah metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan
membaca record–record dari suatu file–file
dapat diakses dengan dua cara :
1.
Sequential (Urut)
2.
Direct (Random)
Organisasi file adalah pengaturan dari record secara
logika didalam file yang didalam file yang dihubungkan satu dengan yang
lainnya. Terbagi atas tiga jenis :
1.
File urut
2.
File urut berindex
3.
File urut langsung
Database adalah kumpulan data operasional dari suatu
organisasi atau perusahaan yang disimpan secara intergrasi dengan menggunakan
metode tertentu dengan menggunakan komputer, sehingga mampu menyediakan
informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Perangkat lunak yang mengolah
database, disebut sistem manajemen database (Database Management System).
Orang yang bertanggung jawab atas dasar
dan DBMS adalah pengelola database (database administrator).
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Es Pisang Ijo paling enak merupakan salah satu wirausaha yang
menyediakan makanan kuliner khas dari Makasar yang beralamat di Jl. Balai
Pustaka Raya No. 26 Rawamangun Jakarta Timur. Es pisang ijo terbuat dari pisang
raja atau kepok, dibungkus dengan tepung terigu yang sudah diberi santan dan
air daun pandan atau pasta pandan sebagai pewarna dan pengharum sehingga
berwarna hijau, disajikan dengan saus yang diberi es serut, dan sirup. Selain
itu es pisang ijo paling enak juga memiliki beberapa cabang dan anggota
(kemitraan) di luar Jakarta seperti di Bekasi, Depok, Bogor, Tanggerang,
Samarinda, Makasar dan Balikpapan.
“Es Pisang Ijo Paling Enak” memberi
kemudahan bagi para anggota yang ingin memesan barang, bisa langsung memesan
via SMS atau via Email yang akan di terima oleh Divisi Marketing dan
mengambilnya di outlet terdekat. Dan bagi masyarakat umum pihak “Es Pisang Ijo
Paling Enak” menyediakan blog yaitu www.palingenak.wordpress.com.
3.2. Tinjauan Wirausaha
Wirausaha adalah orang yang
menjalankan usaha atau perusahaan dengan kemungkinan untung atau rugi. Tinjauan wirausaha merupakan hal-hal
mengenai sejarah terbentuknya Wirausaha. Struktur organisasi
serta fungsi dari stuktur organisasi tersebut.
3.2.1. Sejarah Wirausaha
Es Pisang Ijo Paling Enak didirikan
pada tahun 2010 dengan kedai kecil didepan rumah, yang beralamat di Jl. Balai Pustaka Raya No. 26 Rawamangun Jakarta Timur.
Usaha ini di dirikan oleh bapak Abu Saad beserta Istri yang sudah cukup berpengalaman.
Bapak Saad
mengaku sengaja menjual makanan khas makasar karena ia dan istrinya berasal
dari daerah tersebut. Apalagi menurut bapak Saad, ketika itu makanan khas
daerahnya sedang ramai dibicarakan orang dan banyak media yang memberitakan
bisnis waralaba es pisang ijo.
Bapak
saad sendiri juga memberikan kemudahan bagi masyarakat umum yang ingin mencoba
berwirausaha yaitu dengan menjadi mitranya yang tidak harus bermodal besar.
Visi
dan misi Wirausaha ES PISANG IJO PALING ENAK adalah sebagai berikut:
Visi
Menjadi
bisnis yang potensial dan menguntungkan
Misi
Bagaimana
membangun perekonomian masyarakat denga berbisnis es pisang ijo dengan biaya
yang terjangkau.
3.2.2. Strutur Organisasi dan Fungsi
Sruktur
organisasi
ini berfungsi untuk menjelaskan spesifikasi dan spesialisasi kerja. Disamping
itu, untuk menunjukkan fungsi dan kegiatan tiap departemenyang terkait, yan
menggambarkanhubungan antara departemen – departemen yeng berbeda sampai
batasan tertentu. Dengan begitu struktur organisasi mengandung unsur – unsur
dimana dijelaskan tanggung jawab, dan tugasnya masing – masing. Berikut adalah struktur
organisasi pada Wirausaha Es Pisang Ijo Paling Enak :
|
Divisi
Marketing
|
|
Divisi
Produksi
|
|
Divisi
Keuangan
|
|
OWNER
|
|
Suryanto
|
|
Abu
Saad
|
|
Sulistyo
|
|
Yustamar
|
Gambar
3.1 Struktur Organisasi
3.2.2.2. Fungsi Organisasi
a.
Pemilik Usaha (owner)
Pemilik
proyek (owner) adalah orang atau badan baik instansi pemerintah maupun
swasta yang mempunyai keinginan untuk memiliki bangunan.
Pemilik proyek merupakan pemegang anggaran yang mempunyai
kesanggupan menyediakan dana yang cukup untuk merealisasikan suatu proyek.
Tugasnya:
a. Merencanakan,
mengawasi dan menilai hasil kerja manager
b. Menetapkan
kebijaksanaan untuk mencapai tujuan perusahaan
c. Menandatangani
kontrak kerja atau kerja sama dengan pihak luar
d. Mengurus
dan mengendalikan kekayaan perusahaan
b.
Divisi Marketing
Divisi Marketing (Bagian Pemasaran) adalah suatu bagian
dimana sistem keseluruhan dari kegiatan usaha yang ditujukan untuk merencanakan
produk, menentukan harga, mempromosikan, dan mendistribusikan barang dan jasa
yang dapat memuaskan kebutuhan kepada pembeli yang ada maupun pembeli potensial.
Jadi proses pemasaran itu dimulai sejak sebelum barang-barang diproduksi.
Tugasnya :
a. Mengidentifikasi dan
memahami keinginan pelanggan
dalamsegmen pasar.
b. Mengumpulkan keterangan mengenai kinerja
produk.
c. Membuat inovasi-inovasi baru.
d. Mengukur
citra perusahaan dan
kepuasaan pelanggan secara kontinyu.
c.
Divisi Produksi
Divisi
Produksi (Bagian produksi) adalah
suatu bagian yang ada pada perusahaan yang bertugas untuk mengatur kegiatan-kegiatan
yang diperlukan bagi terselenggaranya proses produksi. Dengan mengatur kegiatan
itu maka diharapkan proses produksi akan berjalan lancar dan hasil produksi pun
akan bermutu tinggi sehingga dapat diterima oleh masyarakat pemakainya.
Tugasnya
:
a. Melaksanakan
kegiatan produksi
b. Mengawasi
kualitas hasil produksi
c. Memeriksa
persedian gudang secara berkala
d.
Divisi Keuangan
Divisi
Keuangan (Bagian Keuangan) adalah suatu bagian yang berkaitan dengan kegiatan
perencanaan, penganggaran, pemeriksaan, pengelolaan, pengendalian, pencarian
dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.
3.3.
Prosedur Sistem Berjalan
Berikut
ini penjelasan mengenai prosedur sitem penjualan pada wirausaha Es Pisang Ijo
Paling Enak mulai dari prosedur pemesanan, prosedur pengambilan barang,
prosedur pembayaran, dan prosedur pembuatan laporan.
a.
Prosedur Pemesanan
Konsumen
mengirimkan permintaan barang melalui via SMS atau E-mail yang akan diterima
oleh Divisi Marketing, lalu Divisi Marketing akan mengirimkan daftar pesanan ke
Divisi Produksi. Lalu data tersebut diarsipkan.
b.
Prosedur
Pengambilan Barang
Setelah pesanan dibuat
oleh Divisi Produksi, konsumen dapat datang langsung ke outlet pusat dan
bertemu Divisi Marketing untuk mengambil
barang. Bagi konsumen yang memilih untuk dikirim, Divisi Marketing memberikan
daftar pesanan pelanggan kepada petugas yang mengirim barang.
c.
Prosedur
Pembayaran
Untuk konsumen yang
memilih untuk dikirimkan barangnya, setelah mendapat barang konsumen harus
memberitahu ke pihak Es Pisang Ijo melalui via SMS ke Divisi Marketing.
Selanjutnya melakukan pembayaran malalui petugas antar yang selanjutnya
diberikan ke Divisi Keuangan.
d.
Prosedur
Pembuatan Laporan
Divisi Marketing memberikan data –
data yang terpakai oleh Divisi Keuangan, dan selanjutnya dibuatkan laporan
pendapatan oleh Divisi Keuangan dan diserahkan kepada pemilik untuk proses
evaluasi pendapatan selama 1 tahun periode akuntansi.
3.4
Diagram Alir Data (DAD) Sistem
Berjalan
a.
Diagram Konteks
|
SISTEM PENJUALAN PADA ES PISANG IJO
|
|
DIVISI
MARKETING
|
|
DIVISI
PRODUKSI
|
|
KONSUMEN
|
|
PEMILIK
(OWNER)
|
|
DIVISI
KEUANGAN
|
|
Via SMS
|
|
SMS
Konsumen
|
|
Data
Pesanan
|
|
Data
Pesanan
|
|
Barang
Jadi
|
|
Pengiriman
|
|
Konvirmasi
& Uang Tunai
|
|
Laporan
Kuangan
|
|
Laporan
Kuangan
|
Gambar
3.4.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan
|
2.0
Pengambilan barang
|
|
Barang Jadi
|
|
Datang Langsung
|
|
3.0
Pembayaran
|
|
Data Pesanan
|
|
Pengirirman
|
|
Konvirmasi & Pembayaran
|
|
Divisi
Keuangan
|
|
Uang Tunai & Konvirmasi
|
|
4.0
Pembuatan Laporan
|
|
Data - data
|
|
Data - data
|
|
Laporan Keuangan
|
|
Pemilik
(Owner)
|
|
Laporan Keuangan
|
|
Divisi
Produksi
|
|
Konsumen
|
|
1.0
Pemesanan
|
|
Divisi
Marketing
|
|
Via SMS
|
|
SMS konsumen
|
|
Data Pesanan
|
|
A1
|
|
Data Pesanan
|
|
Data Pesanan
|
|
Arsip
Data Pesanan
|
|
Arsip Penjualan
|
|
A2
|
|
Arsip Penjualan
|
Gambar
3.4.2 Diagram Nol Sistem Berjalan
c. Diagram
Detail
|
Divisi
Produksi
|
|
Konsumen
|
|
1.0
Pemesanan
|
|
Divisi
Marketing
|
|
Via SMS
|
|
SMS konsumen
|
|
Data Pesanan
|
|
A1
|
|
Data Pesanan
|
|
Data Pesanan
|
|
Arsip
Data Pesanan
|
|
Petugas antar
|
|
Data Pesanan
|
|
2.0
Pengambilan barang
|
|
Barang Jadi
|
|
Datang Langsung
|
|
Pengirirman
|
|
Barang Jadi
|
|
Data Pesanan
|
|
A2
|
|
Arsip
Data Pesanan
|
Gambar 3.4.3 Diagram Detail Sistem
Berjalan
3.5
Kamus Data ( Data Dictionary ) Sistem Akuntansi
Berjalan.
Kamus data ( data dictionary ) adalah katalog fakta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang
berjalan mengalir di sistem dengan lengkap. Sistem pendapatan pada wirausaha Es Pisang Ijo Paling
Enak ada beberapa dokumen
yang digunakan yakni dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.5.1.
Kamus Data Dokumen Masukan
1.
Dokumen Struk Penjualan
Nama Arus Data : Struk
Alias :
-
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Divisi
Marketing - Proses 3.0
Proses 3.0 – Divisi Keuangan
Penjelasan : Untuk mengetahui total penjualan
Periode
: Setiap
hari
Volume : Sebanyak Penjualan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header =
Nama Usaha + Alamat + No. Telp + Tgl + Reg
Keterangan :
Nama Usaha= Nama Usaha
Alamat=Alamat Usaha
No.telp=Tlp
Usaha
Tgl= Tgl +
Bulan + Tahun Berjalan
Reg=Nomor
Registrasi
Isi =
Nama Produk + Harga
Keterangan :
Nama Produk= Menu
Yang Tersedia
Harga= Harga Produk
Footer =
Total + Cash + Chenge
3.5.2.
Kamus Data Dokumen Keluaran
1.
Dokumen Rekap Penjualan
Nama Arus Data : Rekap Penjualan
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Divisi Keuangan - Proses 4.0
Proses 4.0 - Arsip Penjualan
Penjelasan :
Daftar berisi rekapitulasi penjualan
bulanan.
Periode : Satu bulan
Volume :
Sebanyak Penjualan
Struktur Data : Header
+ Isi + Footer
Header =
Judul + Tanggal
Keterangan :
Judul=Nama
Dokumen
Tanggal= Bulan + Tahun_Berjalan
Isi =
No
+ Nama Produk + Tanggal + Jumlah + Omzet
Keterangan :
No= Kode Produk
Nama Produk= Menu
Yang Tesedia
Tanggal= Hari Berjalan
Jumlah= Jumlah Penjualan per hari
Omzet= Pendapatan per hari
Footer =
Total
3.6 Spesifikasi
Sistem Berjalan
Spesifikasi
sistem berjalan pada Wirausaha Es Pisang Ijo Paling Enak, memiliki dokumen
masukan dan dokumen keluaran. Adapun bentuk dokumennya adalah sebagai berikut :
3.6.1
Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan
Dokumen input atau dokumen
masukan adalah segala bentuk dokumen masukan baik berasal dari lingkungan dalam
maupun lingkungan luar. Adapun dokumen input tersebut adalah :
A.
Nama Dokumen : Struk
Fungsi : Bukti Penjualan
Sumber : Cash Register
Tujuan : Divisi Keuangan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Hari
Jumlah : Satu Lembar
B.
Nama Dokumen : Memorandum Of Understanding (MOU)
Fungsi : Untuk Menjadi Mitra
Sumber : Divisi Marketing
Tujuan : Calon Mitra
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada calon mitra
Jumlah :
Dua Lembar
3.6.2.
Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen Output atau dokumen
keluaran adalah segala bentuk dokumen berupa dokumen – dokumen yang akan
mendukung kegiatan serta merupakan hasil pencatatan atau pelaporan. Adapun
dokumen output adalah :
A.
Nama Dokumen : Struk
Fungsi : Bukti Penjualan
Sumber : Cash Register
Tujuan : Konsumen
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Hari
Jumlah : Satu Lembar
B.
Nama Dokumen : Rekap Penjualan
Fungsi : Laporan mengenai jumlah penjualan
Sumber : Divisi Keuangan
Tujuan : Pemilik ( Owner )
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Bulan
Jumlah : Satu Berkas
3.7
Permasalahan
Yang
menjadi permasalahan di usaha es pisang ijo paling enak adalah ketika
terjadi transaksi pemesanan, es pisang
ijo paling enak masih menggunakan sistem bersifat semi komputerisasi sehingga
sering terjadi permasalahan antara lain :
1. Keterlambatan
informasi pemesanan , karena melalui via sms center yang hanya menggunakan 1
operator.
2. Data
transaksi yang disimpan tidak aman karena hanya menggunakan Ms. Office yang
mudah diketahui.
3. Belum
adanya program untuk transaksi penjualan.
4. Struktur
organisasi belum tersusun dengan jelas.
5. Kerangkapan
data karena terlalu banyak data yang diarsipkan.
3.8
Alternatif Pemecahan Masalah
Banyak berbagai masalah yang timbul akibat
sistem penggajian manual. Hal tersebut terjadi tentu tidak lagi sesuai dengan
kemajuan zaman, terutama dibidang teknologi komputer.Keuntungan dari penggunaan
teknologi komputer/pengolahan data dengan terkomputerisasi antara lain :
1. Keakuratan
yang tinggi, kemungkinan melakukan kesalahan perhitungan diminimalisir.
2. Efisiensi
waktu, menghemat waktu dalam pemrosesan keuangan.
3. Data
aman, karena tersimpan dalam media
penyimpanan (file).
4. Melatani pemesanan melalui email & telpon.
5. Menambah provider pada sms center.
0 komentar:
Posting Komentar